Robert Perkowski, prezes Związku Samorządów Polskich i burmistrz Ząbek, postuluje, żeby ujednolicić oprogramowanie dla samorządów, a nawet wprowadzić dla nich jeden, kompleksowy system informatyczny. Zastępujący dziesiątki różnych programów, których dziś samorządy używają. Miałoby to uprościć i usprawnić ich pracę, a także zapewnić spore oszczędności.
Wywiad z Robertem Perkowskim, prezesem Związku Samorządów Polskich i burmistrzem Ząbek
PAP: – Już dziś mamy problem z brakiem pracowników, zmagają się z tym też samorządy. Z drugiej strony premier mówi, że trzeba zmniejszyć liczbę urzędników, zwiększając ich efektywność. Pan twierdzi, że jednym ze sposobów na to byłoby ujednolicenie oprogramowania komputerowego w samorządach.
Robert Perkowski, prezes Związku Samorządów Polskich i burmistrz Ząbek: – W naszym urzędzie miasta mamy około 25 programów komputerowych, nie mówiąc o pakietach biurowych, czyli bez Worda, Excela, bez programów antywirusowych. Konieczność instalowania nowych programów przez lata rosła.
Problemem jest brak pełnej kompatybilności tych programów ze sobą, pochodzą one od różnych producentów, obsługują różne systemy dziedzinowe. W związku z tym mamy np. zbędną pracę przy przenoszeniu danych z jednego programu do drugiego. Co nie zawsze jest automatyczne czy półautomatyczne, czasem dane trzeba przepisać ręcznie.
Jeśli dwa programy są od dwóch różnych producentów, to bywa, że jest trudno o płynną wymianę danych pomiędzy nimi. Na przykład kilka lat temu, po wprowadzaniu gospodarki odpadami w gminach, zrobiliśmy rozpoznanie na rynku, jaki system byłby najlepszy w zarządzaniu tym obszarem. Znaleźliśmy bardzo funkcjonalny produkt. Jak jednak się okazało, by dane z niego przesłać do naszego programu księgowego, to trzeba je najpierw wyeksportować, a potem zaimportować.
Z tym mieliśmy duży problem, bo trzeba było robić dużo operacji ręcznych, a i tak osiągaliśmy ograniczony efekt. Producent naszego programu księgowego nie miał wtedy jeszcze oprogramowania do obsługi systemu gospodarki odpadami. Jednak zapewniał cały czas, że nad nim pracuje. Jednocześnie mam wrażenie, że utrudniał integrację danych z programu konkurencyjnego.
Ostatecznie zrezygnowaliśmy z tego najlepszego według nas oprogramowania do obsługi gospodarki odpadami i przeszliśmy na to od producenta naszego programu księgowego. Chociaż było mniej funkcjonalne, to zapewniało pełną integrację z księgowością bez konieczności migracji.
– Jaka część oprogramowania wykorzystywanego przez samorządy to jest oprogramowanie „centralne”, sprawozdawcze, tworzone na zlecenie administracji rządowej z myślą o samorządach i ujednolicone?
– Większość oprogramowania funkcjonującego w urzędzie musimy kupić sobie sami. Rząd nam zapewnia te systemy dziedzinowe, które dotyczą zadań zleconych samorządom przez rząd. Np. oświaty (SIO – System Zarządzania Oświatą), urzędów stanu cywilnego i spraw obywatelskich – aktów zgonów, ślubów itd. Są także odgórnie dostarczone niektóre programy sprawozdawcze, np. Besti@.
Natomiast do pozostałych zadań mamy oprogramowanie zakupione samodzielnie – m.in. do całej księgowości, systemu gospodarowania odpadami, naliczania i egzekucji podatków i opłat lokalnych, pozostałej część oświaty – księgowości, analityki, sprawozdawczości, zbierania danych do SIO, projektowania budżetu, kontrolowania tych danych, obsługi biura rady, Biuletynu Zamówień Publicznych, kancelaria, system Elektronicznego Zarządzania Dokumentami i wiele innych. W przypadku tych dziedzin samorządy obowiązują te same przepisy, więc samorządy świadczą te same usługi. Wydaje się naturalnym pomysłem, by mógł powstać jeden kompleksowy system, stanowiący kompletne środowisko pracy dla urzędników.
– Tak, jak Pan już powiedział w jednym wywiadów, że marzy się Panu „opracowany centralnie kompleksowy system do zarządzania gminą, który samorządy implementowałyby u siebie, aktywując potrzebne im moduły – na wzór systemów biznesowych ERP”. Czyli nie chodzi tylko o to, żeby te 25 programów w Państwa urzędzie zastąpić 25 programami od państwa?
– Tak, chodzi o także o to, by zastąpić je jednym, kompleksowym oprogramowaniem. Analogicznym do biznesowego ERP (zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa) i CRM (zarządzanie relacjami z klientem). Wyobrażam sobie, że powstałoby oprogramowanie, które byłoby kompletnym informatycznym środowiskiem pracy urzędnika samorządowego. Czyli on np. nie musiałby otwierać worda, tylko miałby zaimplementowany edytor tekstów, z wzorami decyzji, dokumentów. Tworząc je, tworzyłyby się też automatycznie – w systemie elektronicznego obiegu dokumentów – ich kopie robocze. I gdyby np. weszły obowiązkowe rejestry umów zawieranych przez samorządy, to wtedy automatycznie tworzyłyby się też te rejestry. To znaczy dana pozycja automatycznie upubliczniałaby się w BIP po zaznaczeniu statusu „wykonane”.
Mój najdalej idący pomysł jest taki, żeby przy ministrze cyfryzacji lub przy ministrze rozwoju powołać ministra – koordynatora samorządowego, który miałby specjalne kompetencje, jeśli chodzi o samorządy. W takim kontekście, że każda rządowa inicjatywa dotycząca samorządów, np. związana ze sprawozdawczością, musiałaby być przez niego zaopiniowana. On by to koordynował.
W jednym z mediów samorządowych ukazało się niedawno zestawienie wszystkich sprawozdań, które samorządy muszą sporządzić tylko w jednym miesiącu. Naliczyłem ich tam 17.
Gdyby to zweryfikować, może okazałoby się, że można to zagregować i zamiast 17 sprawozdań zrobić np. 7. Bo różnice między nimi są na tyle mało istotne, że być może któryś z resortów dostosowałby się do rytmu pracy samorządów i powiedziałby, że może je dostawać w innym, bardziej dogodnym dla samorządów terminie.
– A wracając do jednego wspólnego oprogramowania do „wszystkich spraw”.
– Agregując programy potrzebne samorządom w jedną wspólną aplikację, nastąpiłaby duża kompleksowa oszczędność. Po pierwsze zrobiłby je jeden producent na cały kraj. Po drugie, wyobrażam sobie, że takie oprogramowanie na bieżąco implementowałoby wszystkie zmiany ustawowe.
Rząd podejmując inicjatywy legislacyjne byłby jednocześnie właścicielem tego oprogramowania, kodu informatycznego. Nie byłoby takiej luki, że najpierw wychodzi rozporządzenie, a producenci oprogramowania dostosowują się do niego z opóźnieniem czasowym. Jeden system obowiązujący w całym kraju to różne doświadczenia i szansa na ciągłe doskonalenie produktu, poprzez informację zwrotną i tysiące osobistych doświadczeń.
Byłaby wtedy też dużo większa szansa na wdrożenie pełnego elektronicznego obiegu dokumentów. Dziś, chociaż wymiana dokumentów pomiędzy instytucjami publicznymi powinna następować w trybie elektronicznym, to w praktyce bywa z tym różnie. Wciąż dostajemy z różnych urzędów dokumenty w formie papierowej. Choć tak być nie powinno.
– Pytanie, czy możliwa – też za sprawą ujednolicenia oprogramowania – jest automatyzacja części wykonywanych przez urzędników samorządowych czynności. Skoro nawet w księgowości czy bankach ludzi zastępują programy komputerowe, to może tak powinno dziać się i w administracji samorządowej? Chodzi o takie proste, mechaniczne, nudne, powtarzalne czynności, które mogłaby za urzędnika zrobić maszyna i które chyba mało kto lubi.
– To już się dzieje. Jest taki program do kompleksowego zarządzania oświatą, który robi wszystko, łącznie z układaniem arkusza organizacyjnego. Jeśli dobrze wprowadzi się do niego wszystkie dane, to ten program sam ułoży plany zajęć i jeszcze oszacuje niezwykle precyzyjnie budżet na przyszły rok, mając pełne informacje o nauczycielu.
Już w tym oprogramowaniu, z którego korzystamy, są moduły, które usprawniają nam pracę, pomagają generować decyzje, korespondencję seryjną, wysyłkową czy korespondencję w zakresie wezwań, integrując ją z systemami powiadomień sms-owych. To jest automatyczne tworzenie rejestrów, sprawozdań. Tylko my to wszystko kupujemy jako oddzielne pakiety. Jeśli to jest w obrębie oprogramowania dostarczonego przez jednego producenta, to wszystko „gada” ze sobą i funkcjonuje w miarę sprawnie. Dużo gorzej, gdy jest problem na styku dwóch różnych dostawców oprogramowania.
– Gdyby jednak je ujednolić dla wszystkich samorządów i wprowadzić samorządowe „ERP”, „CRM” oraz „EZD”, oznaczałoby to jeszcze mniej czynności do wykonania przez urzędników samorządowych, bo duża część ich pracy wykonywana byłaby automatycznie?
– Myślę, że to byłoby dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe. Gdyby „z automatu” całość zadań byłaby realizowana w tylko formie elektronicznej, nie byłoby równoległego realizowania zadań w formie elektronicznej i papierowej, jak to często dziś się dzieje.
– Ile czasu trzeba byłoby wprowadzenie rozwiązań, które Pan postuluje?
– To nie byłoby łatwe ani szybkie do wprowadzenia. Zajęłoby kilka lat. Dużą przeszkodą byłoby to, że w ramach regionalnych programów operacyjnych były tworzone aplikacje o podobnym celu, podobnych funkcjonalnościach, najczęściej częściowych, elektronicznego zarządzania administracją samorządową.
– A w inwestycjach współfinansowanych przez UE trzeba spełnić kryterium trwałości projektu – 5 lat?
– No właśnie.
– Jeśli udałoby się dzięki takiemu ujednoliceniu oprogramowania, wprowadzeniu samorządowego ERP i CRM, zmniejszyć ilość pracy do wykonania przez urzędników i w ślad za tym zmniejszyć zatrudnienie, to można by dzięki tej oszczędności podnieść pensje w samorządach?
– Nie tylko to, choć rzeczywiście w administracji publicznej zarabia się poniżej średniej krajowej. Moglibyśmy też zwiększyć wydatki na inwestycje lub te uwolnione moce przerobowe wykorzystać w innych obszarach, w których w gminy mają zaległości, które były dotąd niedoszacowane.
U nas np. są świadome niedoszacowania w utrzymaniu porządku i czystości w mieście, letnim i zimowym utrzymaniu dróg. Nie możemy zapewnić realizacji niektórych zadań na takim poziomie, na jakim bym sobie tego życzył. Na to trzeba by przeznaczyć dużo więcej środków i ludzi niż obecnie. Chodzi m.in. o zamiatanie ulic, chodników, koszenie trawy, pielęgnacja zieleni. Dziś robimy to tak, żeby nie puścić gminy z torbami. Inne samorządy mają podobne dylematy.
Rozmawiał Jacek Krzemiński (Źródło Codzienny Newsletter Informacyjny PAP)
